Pour accueillir vos nouveaux collaborateurs, tout en prenant en compte les évolutions des modes de travail des dernières années, il est de bon augure de compléter les anciennes bonnes pratiques avec les nouveaux modes d’intégration et de collaboration. D’autant qu’il est désormais commun d’intégrer des collaborateurs à distance.
Les entreprises élargissent leur recrutement et vont chercher les candidats plus loin, parfois en dehors de leur région, voire même à l’étranger. Quel que soit le cas, l’onboarding à distance se prévoit en amont et se lance avant le premier jour effectif du contrat. Voici une sélection d’outils et de bonnes pratiques pour accompagner votre processus de pré-intégration.
De la plaquette de présentation de l’entreprise au livret d’accueil, en passant par les Welcome kits, l’ensemble des supports peuvent être adaptés pour une intégration à distance. Afin que le nouveau collaborateur ne soit pas saturé par les informations, il est nécessaire de diversifier les supports de présentation (présentation powerpoint, vidéos, etc.).
Les supports papier et les kits d’accueil personnalisés permettent d’amener un petit bout de bureau chez soi. Parmi les éléments à transmettre à la nouvelle recrue, avant son premier jour officiel, vous trouverez les essentiels ci-après.
1. La plaquette de présentation de l’entreprise
Incontournable, la plaquette institutionnelle permet de présenter l’activité de la société, de se familiariser avec l’offre de services et l’organisation. Vous pourrez également y joindre les supports plus opérationnels, en version dématérialisée, tels que les catalogues, les fiches produits ou les supports de formation par exemple.
Réalisation pour Ile de France Mobilités
Conception graphique, illustrations, mise en page par studio46
2. Le livret d’accueil
Pour accompagner les nouveaux collaborateurs, rien de mieux qu’un livret d’accueil dans lequel sont recensées toutes les informations utiles, les outils et l’aide dont ils disposeront pour bien commencer dans leur nouvelle fonction.
Ce document recense les étapes de l’onboarding lors des premiers jours du contrat dont le programme de formation en visio et/ou présentiel. Il permet d’informer sur la culture du télétravail, voire du flex-office dans l’entreprise, les Do et Don’t, les outils à disposition et bonnes pratiques, le règlement intérieur en vigueur, les liens utiles (Intranet, outils métier, ….).
Réalisation du livret d’accueil Orano
– Conception, identité graphique, mise en page, illustrations, suivi de production par studio46 –
Livret comprenant les informations pratiques et la méthodologie pour utiliser les bureaux de manière optimale dans le cadre d’une réorganisation en flex-office.
3. Le Welcome Kit
Constitué de cadeaux personnalisés avec le logo de l’entreprise, le kit d’accueil favorise le sentiment d’appartenance du collaborateur fraîchement recruté, tout en valorisant la marque employeur.
Pour se démarquer, pourquoi ne pas apporter un brin de fantaisie à ces Welcome pack ? Vous allez pouvoir twister les objets les plus traditionnels avec des créations graphiques et des messages fun, des encouragements tirés de la méthode du nudge onboarding. Ne reste plus qu’à décliner tout cela sur des mugs, crayons, badges, stickers d’ordinateurs et autres objets de bureau pratiques, sacoches en toile recyclée, gourde sans PVC, …
Réalisations graphiques et accompagnement projet pour
Lancôme – Popsockets “O happy Day !”-
SANOFI – T-shirt pour événement interne
HEC – Tote Bags avec illustrations personnalisées –
Bosch – Gourdes logotées –
INSI – Badges personnalisés avec affiche de propagande
Les vidéos prennent le relais visuel et ouvrent à distance les portes des locaux. Elles présentent les derniers projets et succès, les méthodes de travail, ou donnent une idée de l’ambiance en montrant les moments de convivialité. En parallèle, les interviews de collaborateurs plongent le nouvel arrivant au cœur de son futur service.
Cliquez pour voir la vidéo
Réalisation pour Eiffage Energies
– montage vidéo et motion design –
Dans le cadre de la gestion des bureaux en flex-office, les disques de présence simplifient la gestion des disponibilités dans les bureaux. Plutôt pratique quand les locaux ne sont pas encore équipés de solutions digitales. En complément, des kits d’orientation et de signalétique favoriseront l’adoption des principes du flex-office.
Ces disques de présence dans les bureaux, imaginés et conçus par studio46, reprennent le principe du disque de parking
Kits d’orientation (roll-up, affichage)
Guide d’accueil avec illustrations et mise en page réalisés par studio46
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La mise en œuvre d’un process d’intégration est souvent symbolique du futur parcours dans l’entreprise. Il est partie intégrante de la phase de recrutement et garante d’une fluidité de l’expérience. L’important étant de partager la culture de l’entreprise, et de favoriser le bien-être des nouveaux collaborateurs. Les ressources humaines comme les communicants ont donc des intérêts communs à bichonner cette étape.